La minimisation des données : une obligation pour les entreprises
##MT## Minimisation des données : réalisez vos projets dans le respect des normes en vigueur.##/MT##
##MD## Minimisation des données : confiez le traitement de vos données à un expert dans le domaine afin de renforcer la confiance de vos utilisateurs.##/MD##
Depuis que le digital a gagné du terrain au sein des entreprises, chacune d’entre elles souhaite se développer davantage en utilisant des stratégies efficaces. Force est de constater que les informations qui circulent sur internet offrent divers avantages, notamment en matière de valorisation des données des utilisateurs. Cependant, la gestion de ces dernières est devenue un réel défi pour les entreprises. En particulier, la protection des consommateurs est un impératif mis en avant par le Règlement Général sur la Protection des Données. Il est donc de rigueur que chaque donnée utilisée fasse l’objet d’un traitement adéquat. Le principe de minimisation est une pratique du RGPD qui exige l’utilisation du strict minimum des données personnelles des utilisateurs. Découvrez alors dans cet article les essentiels à connaître sur ce principe.
Qu’est-ce que la minimisation des données ?
La minimisation des données fait partie des principes fondamentaux du traitement des données à caractère personnel. Selon le RGPD, « les données à caractère personnel doivent être adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées ». Cela dit, toute entreprise a l’obligation de ne collecter et traiter les données de ses utilisateurs que de façon à n’en tirer que les informations essentielles à la réalisation de son projet.
Il est à savoir que les données personnelles sont les informations qui permettent d’identifier une personne physique, à savoir :
- le nom ;
- l’adresse postale ou l’adresse e-mail ;
- les données bancaires ;
- les photos ;
- le numéro de téléphone…
Pourquoi les entreprises doivent-elles minimiser les données ?
Une obligation à respecter
Depuis l’entrée en vigueur du RGPD en mai 2018, les entreprises européennes sont tenues de collecter moins, mais mieux les données de leurs utilisateurs. Cependant, il n’est pas toujours facile de savoir distinguer les données pouvant être recueillies. Par conséquent, toutes les activités liées au traitement des données peuvent différer en fonction de la situation ou de chaque organisation.
Afin de donner une réponse à cette ambiguïté, il est devenu nécessaire de minimiser les données à traiter. Ce principe est devenu une obligation légale pour toutes les entreprises utilisant les données à caractère personnel. Dans le cas contraire, elles sont exposées à de lourdes amendes. Néanmoins, la collecte d’informations ne sera pas limitée à un objectif précis. Il est donc nécessaire d’appliquer la minimisation des données au cas par cas.
Des enjeux pour son développement
Aujourd’hui, les entreprises se développent au gré de la technologie et au sein d’un environnement complexe où les données fluctuent de manière exponentielle. Or, il est exigé à chacune d’entre elles de limiter la quantité de données personnelles à traiter. Il est donc primordial de réussir à concilier le traitement des données avec ce contexte afin d’éviter de nuire à l’expérience de l’utilisateur. Il est conseillé :
- de limiter la collecte des données aux éléments nécessaires uniquement ;
- de restreindre les collaborateurs en charge de leur traitement et analyse ;
- de supprimer les informations, une fois le traitement réalisé.
Des avantages à prendre en compte
Il existe une certaine ambiguïté dans le principe de minimisation des données. Cependant, celui-ci présente également divers avantages, notamment en termes de conformité au RGPD. On peut citer :
- l’amélioration de la gestion des données. Il est toujours préférable de privilégier la qualité à la quantité. Limiter sa collecte aux données essentielles permettra alors à l’entreprise d’être plus performante. Elle pourra ainsi prendre des décisions plus éclairées pour se démarquer et créer de nouvelles opportunités commerciales ;
- la réduction du coût de stockage et de l’empreinte écologique. La conservation des données peut générer des coûts importants sur le budget de stockage de l’entreprise. La minimisation des données permet ainsi d’assurer le fonctionnement de l’entreprise de manière plus équilibrée, mais aussi d’optimiser les charges et l’impact sur l’environnement ;
- l’optimisation de la protection des données. Les données personnelles sont malheureusement l’apanage des cybercriminels et ces derniers sont capables de les vendre à un prix exorbitant. La minimisation des données est donc le moyen le plus sûr de conserver les données essentielles en limitant le risque de vol de données sensibles ;
- la confiance des utilisateurs. Il est aujourd’hui difficile de confier ses données personnelles à une entité quelconque. Les objets connectés, les réseaux sociaux et les géolocalisations permanentes créent désormais la méfiance de nombreux consommateurs. En appliquant les règles de RGPD, dont la minimalisation des données, l’entreprise donnera le choix à ses utilisateurs et optimisera les chances de les fidéliser.
Comment pratiquer la minimisation des données ?
La définition des besoins en matière de traitement des données
Pour rappel, le traitement des données est la traduction des informations collectées au sein d’un groupe de personnes données, en informations exploitables pour l’entreprise. Il commence avec les données brutes. Ces dernières sont ensuite converties sous une forme plus lisible (graphique, document ou texte) pour être interprétées. Enfin, elles seront utilisées pour mettre en place les stratégies de l’entreprise. Il est toutefois important qu’elles soient manipulées correctement afin d’éviter les impacts négatifs sur l’objectif de l’organisation. Voici les 6 étapes du traitement des données :
- la collecte ;
- la préparation;
- l’importation ;
- le traitement ;
- la sortie et l’interprétation ;
- le stockage.
Avant de commencer la minimisation des données, il est donc impératif de définir ses besoins en matière de traitement de données. Que vous soyez une petite ou une grande entreprise, il est très important de justifier la raison pour laquelle vous souhaitez traiter les données personnelles de vos utilisateurs. Cela vous permettra de cadrer vos objectifs dans le respect du RGPD. Pour ce faire, vous devez faire le point sur les différents process en vous posant les questions suivantes :
- l’utilisateur est-il informé que l’entreprise collecte ses données ?
- Connaît-il les motifs de cette collecte de données ?
- Comment l’entreprise envisage-t-elle d’utiliser ces données ?
- Est-il possible à l’entreprise d’atteindre ses objectifs sans avoir à collecter ces données ?
- Combien de temps l’entreprise sera-t-elle amenée à garder ces données ?
Réduire la sensibilité des données
Cela vous permettra de respecter les droits de vos utilisateurs, mais aussi de vous conformer au RGPD. Afin de réduire au mieux la sensibilité des données, il est préférable de recourir aux options suivantes avec les données collectées :
- garder l’anonymat. Cela consiste à supprimer le caractère identifiant des données personnelles, tel que le floutage d’un visage sur une vidéo surveillance ;
- utiliser un pseudonyme. Cela consiste à masquer l’identité de l’utilisateur comme la suppression de l’adresse IP après le traitement de l’information.
Donner le choix à l’utilisateur
Selon le RGPD, l’entreprise est tenue de n’utiliser que les données indispensables à son fonctionnement. Il doit donc laisser à l’utilisateur le choix d’activer ou non les options qui lui conviennent. Pour ce faire, l’entreprise peut utiliser une option pour des champs de saisie à bases déroulantes.
Supprimer les données inutiles
L’entreprise est recommandée de mettre en place des stratégies de suppression automatique permettant de freiner la rétention des données confidentielles. Ainsi, il conservera les données uniquement pendant la durée nécessaire à leur traitement.
Externalisez le traitement de vos données en engageant un DPO
Le DPO est l’expert engagé par l’entreprise pour l’accompagner dans sa mise en conformité au RGPD. Sa désignation n’est pas obligatoire. Cependant, nommer un DPO ou externaliser ses activités auprès d’un cabinet d’experts permettra à l’entreprise de garantir la sécurité de ses données et offrira d’autres avantages, tels que :
- la conformité aux règlements en vigueur ;
- la confiance des clients et des partenaires ;
- la pérennité de l’entreprise ;
- l’utilisation des compétences et des connaissances adéquates d’un professionnel dans le domaine ;
- la flexibilité ;
- l’optimisation des coûts.